ILMOITUSKANAVAN TIETOSUOJASELOSTE 1.12.2023
Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä väärinkäytöksistä ilmoittamisen yhteydessä. Kerromme käsittelystä tarkemmin alla.
1. Rekisterinpitäjä
Keskisuomalainen Oyj (y-tunnus 0174445-8)
Osoite: Aholaidantie 3, 40100 Jyväskylä
Puhelinnumero: 014 622 000
Rekisterinpitäjä on Keskisuomalainen-konsernin emoyhtiö. Se vastaa ilmoituskanavasta itsensä ja ilmoituskanavan käyttöönottaneiden, yli 50 työntekijää työllistävien konserniyhtiöidensä puolesta.
2. Käsittelemämme henkilötiedot
Käsittelemme henkilötietoa ilmoituskanavan kautta tulleiden väärinkäytösepäilyjen tutkintaan, mahdollisten toimenpiteiden täytäntöönpanoon sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen ja tutkinnan vaiheiden seurantaan. Käsittelemme henkilötietoja vain sen verran kuin on välttämätöntä edellä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot voivat pitää sisällään henkilöstöön tai sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden nimi- ja yhteystietoja, epäiltyyn väärinkäytökseen liittyvää tietoa sekä mahdolliseen tutkintaan liittyvää tietoa.
Mikäli ilmoittaja haluaa jättää yhteystietonsa, käsittelemme ilmoittajan nimi- ja yhteystietoja sekä muita ilmoittajan antamia tietoja. Ilmoituksen voi tehdä myös anonyymisti.
Kaikki ilmoitukset käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti ilmoituskanavajärjestelmässä erikseen valtuutettujen henkilöiden toimesta. Tutkintaa suorittavat valtuutetut henkilöt eivät millään tavoin pyri selvittämään ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä, mikäli ilmoitus on tehty nimettömänä. Mikäli ilmoitus on tehty omalla nimellä, ilmoittajan henkilöllisyys pidetään salassa koko selvityksen ajan ja sen päätyttyä.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja ilmoituskanavan kautta saapuneiden ilmoitusten käsittelemiseen, mahdollisten toimenpiteiden toteuttamiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen ja tutkinnan vaiheiden seurantaan. Henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisterinpitäjän ilmoittajansuojelulakiin perustuva lakisääteinen velvoite ilmoituskanavan ylläpitoon sekä oikeutettu etu puuttua yrityksessämme tapahtuviin väärinkäytösepäilyihin. Katsomme, että käsittely ei ole ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa.
4. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeellista kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Poistamme ilmoituskanavan kautta tulevat tiedot viimeistään viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta. Mikäli tiedot kuitenkin johtavat oikeuskäsittelyyn tai toimenpiteisiin, säilytämme tiedot niin kauan kuin ne ovat esim. oikeuskäsittelyn kannalta tarpeellisia ja muutoksenhakumahdollisuutta ei enää ole.
Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
-
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin edellyttäen, että jäljennös ei vaikuta haitallisesti muiden henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin;
-
- Oikeus tietojen oikaisemiseen edellyttäen, että rekisterinpitäjä käsittelee puutteellisia tai virheellisiä tietoja:
-
- Oikeus tietojen poistamiseen edellyttäen, että tietosuojalainsäädännössä yksilöidyt perusteet tietojen poistamiselle täyttyvät, eikä rekisterinpitäjä tarvitse tietoja esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
-
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen edellyttäen, että tietosuojalainsäädännössä yksilöidyt perusteet käsittelyn rajoittamiselle täyttyvät, eikä rekisterinpitäjä tarvitse tietoja esimerkiksi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
-
- Oikeus käsittelyn vastustamiseen, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; ja
-
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainvastaisesti.
Yllä kuvattujen oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme ottamaan yhteyttä kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen.
6. Henkilötietojen siirtäminen ja luovuttaminen
Käsittelemme henkilötietoja tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä. Vain valtuutetut henkilöt käsittelevät henkilötietoja ilmoituskanavajärjestelmässä niiden tarkoitusten toteuttamiseksi, joista on kerrottu ylempänä kohdassa 3.
Voimme luovuttaa henkilötietoja sisäisesti tai kolmansille osapuolille esimerkiksi tilanne- tai vakavuusarvion niin vaatiessa, tai väärinkäytöksen, kuten petoksen, korruption, lahjonnan tai muun lainsäädännön rikkomiseen liittyvän tutkinnan toteuttamista varten.
Ilmoituskanavan tiedot säilytetään EU-alueella.
7. Tietoturva
Luottamuksellisuuden varmistamiseksi ilmoituksia käsitellään ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmässä. Palveluntarjoaja ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa anonyymin ilmoituksen lähettäjän. Anonyymin ilmoituksen tekijää pyydetään varmistamaan, että hänen mahdollisesti lähettämät liitteet (esim. word-tiedostot) eivät sisällä henkilöllisyyden paljastavia metatietoja (esim. tieto siitä, kuka dokumentin on viimeksi tallentanut).
Järjestelmässä käsiteltävä henkilötieto ja raportit salataan ja ne ovat käytössä vain ilmoituksia käsittelevillä tahoilla kohdassa 2. kuvatuin tavoin. Jokainen käsittelijä käyttää omia yksilöityjä käyttäjätunnuksia kirjautuessaan käsittelemään ilmoituksia. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaavalla henkilöllä ei ole oikeutta päästä ilmoitustietokantaan. Tapahtuman käsittely ja siihen liittyvät keskustelut käydään turvallisesti järjestelmän sisällä. Viestintä on täysin salattu siirrettäessä ja tallennuksen aikana.
Väärinkäytösepäilyjä käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
8. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Varaamme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi ilmoitusten käsittelyprosessin perustellun muutoksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.
Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 1.12.2023, kun ilmoituskanava otettiin käyttöön.